Cuando se trata de la planificación de eventos, es fundamental, responder una “simple” pregunta cuanto antes. ¿Cúal es la fecha perfecta para mi evento? La respuesta conlleva un encadenamiento de acciones posteriores que dependerán de ella.

La selección de una fecha para su evento es mucho más que la disponibilidad del lugar.

Entonces, ¿cómo elegir la fecha perfecta para  nuestro evento?

Elegir la fecha perfecta, es uno de los primeros pasos en el proceso de planificación de eventos. Después de establecer las metas y los objetivos del evento, deseará pasar algún tiempo investigando fechas potenciales.

En cualquier caso, para fijar la fecha: tenga en cuenta que no se superponga con otras actividades que pudieran quitarle público al evento.

Considere la temporada

Si usted está organizando unas jornadas micológicas, es bastante obvio que usted deseará programarlo durante el oroño. Pero la estacionalidad no es sólo cuestión del clima. También querrá considerar otros factores estacionales que pueden afectar la asistencia al evento:

  • Vacaciones
  • Horarios Deportivos
  • Clima
  • Calendario escolar
  • Estacionalidad del nicho / afición

Dependiendo del tipo de evento que esté organizando: la temporada pueden ayudar a reducir sus fechas ideales o eliminar fechas potenciales de su lista.

Utilicemos el calendario escolar como ejemplo. Si usted está organizando un evento de recaudación de fondos para el AMPA: elegirá una fecha en la que la escuela está abierta. Normalmente no elegirá  una fecha durante las vacaciones de verano, cuando las actividades escolares no existen.

Elegir la mejor fecha, es crucial.

Eliminar fechas con alta competencia

Investigar eventos dentro de su industria puede ayudar a eliminar las fechas cuando sus competidores también están buscando la atención de sus asistentes. Eche un vistazo a los eventos en su área y tome nota de cualquier evento que comparta el mismo público objetivo que el suyo propio. A continuación, evalúe cuánto peso debe dar cada evento competidor al seleccionar su propia fecha.

Factores a considerar:

  • Tamaño del evento
  • Lugar del evento
  • Superposición de la audiencia
  • Asistencia al evento pasado

Si usted está planeando un concurso de fotografía al aire libre en Ubrique y otra Asociación fotografíca está planeando un evento similar en Almería, las probabilidades son buenas. No habrá mucho conflicto de audiencia entre los dos eventos. Por el contrario, si usted está organizando un maratón que atrae a personas de todo el país: la planificación de su evento el mismo día que otra carrera podría obligar a que su audiencia tenga que elegir entre los dos. Esto reducirá la asistencia general para ambos.

Tenga en cuenta las Vacaciones y los Eventos Públicos

A menos que su evento se relacione con el día de fiesta en sí. Las fechas en las que se celebren eventos religiosos y festivos son generalmente malas opciones  para programar su evento a menos que haya una razón convincente para hacerlo.

El Dia del Trabajo es un ejemplo de ello. A muchas personas les gusta disfrutar del fin de semana largo. Por lo que un taller de negocios en esa fecha podría no ser la mejor elección. Un campamento de invierno, podría ser el tipo de evento familiar al que su público le encantaría asistir durante el fin de semana de vacaciones.

Eventos públicos como elecciones, celebraciones de toda la ciudad y festivales locales también son fechas a evitar. No sólo perderá a algunos asistentes que deseen centrarse en esos otros eventos, sino que también tendrá más dificultades para competir por la atención de los medios de comunicación.

Preste atención a las fechas importantes

Su evento puede beneficiarse de alinearse con una fecha significativa para sus asistentes. Los días de celebraciones internacionales, los meses de sensibilización y los aniversarios pueden proporcionar enormes oportunidades de marketing para su evento. La cobertura de los medios de comunicación y el apoyo público oficial son a menudo más fáciles de obtener cuando su evento forma parte de un tema más amplio, como un taller para aprende a coser trajes “románticos” para Ronda Romántica o un taller de escritura durante la semana del libro.

Conozca los días de la semana ideales

Al seleccionar la fecha perfecta para organizar su evento, considere los “primeros días” que su público probablemente asistirá. Para eventos relacionados con negocios, esto es típicamente el miércoles, jueves o viernes. Son días en los que la gente se enfoca en el negocio pero no interrumpe significativamente la semana de trabajo. Para los eventos orientados al consumidor o sociales, las tardes y fines de semana son una opción muy popular.

Otra consideración al elegir la fecha del evento es la rutina típica de su audiencia. Si ofrece clases de yoga para niños, no tiene sentido elegir una mañana de lunes a viernes cuando esos niños están en la escuela. Centrese en ofrecer clases de fin de semana. Reservando clases especiales durante la semana sólo para las vacaciones escolares.

Próximo paso: Anunciela con la suficiente antelación

Una vez que haya hecho su tarea y utilizado nuestros consejos para elegir la fecha perfecta para su evento, no olvide el paso más importante: anunciarlo a sus asistentes. Añadirlo al calendario de eventos en nuestro sitio web (es gratis). Compartir el anuncio de la fecha del evento con su lista de correo y comenzar a comercializar a los asistentes potenciales. Publicitarlo. Para lo cual le ofrecemos nuestro sistema de ventas de entradas.

¿Tienes otros consejos para compartir? Háganos saber en los comentarios sus consejos o sugerencias!

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