Una de las características más útiles que tiene nuestra gestión de entradas, es la capacidad de comprobar los asistentes a sus acontecimientos vía código de QR. Estos códigos escaneables se generan automáticamente para todas las compras de entradas. Cada código hace referencia a una URL única que puede utilizarse para comprobar rápidamente el acceso sin necesidad de acceder manualmente a la lista de asistentes. Si nunca ha trabajado con códigos QR, puede que tenga algunas preguntas sobre cómo pueden ser muy prácticos para comprobar el acceso a sus eventos.

Hemos creado esta guía para guiarte en lo básico, desde entender qué son los códigos QR y seleccionar una aplicación de escaneo gratuita.

Pero no te preocupes, todo resulta muy sencillo y  siempre contarás con nuestra asistencia para ayudarte a configurar correctamente los dispositivos que elijas.

¡Empecemos!

Nuestro sistema genera una entrada para tu evento, configurable, parecida a esta. (Más información haciendo clic aquí). Esta entrada deberán presentarla los asistentes a tu evento el día del acceso y la podrás escanear para registrar la entrada al evento.

Descripción de los códigos QR

Primero lo primero, podría ser útil entender lo que es un código QR antes de comenzar a usarlos con sus eventos. Se puede pensar que los códigos QR son similares a los códigos de barras EAN16 en funcionalidad, aunque su uso suele ser un poco más complejo. Mientras que los códigos de barras se utilizan principalmente para codificar valores numéricos sencillos, los códigos QR pueden contener una variedad de tipos de datos, incluyendo direcciones URL web, tarjetas de contacto e incluso información de pago para transacciones móviles.

Nuestro sistema de venta de entradas, utiliza códigos QR para integrar una URL de registro exclusiva para cada entrada en su base de datos del evento; Cuando el código QR es escaneado por un  usuario con permisos suficientes, se accede a la URL y se registra el ticket automáticamente.

 

Ejemplo de un código QR

Ejemplo de un código QR

Para escanear códigos QR en sus eventos, necesitará un dispositivo móvil con una cámara (como un smartphone o una tableta) y una aplicación de escaneo de códigos QR. Veremos y seleccionaremos una aplicación de escaneo de código QR en la siguiente sección de nuestra guía.

Cómo encontrar y seleccionar una aplicación de código QR

Existen actualmente muchos lectores de códigos QR o QR Codes para los principales fabricantes de terminales y sistemas, existiendo lectores gratuitos de calidad.

El terminal debe disponer, lógicamente, de cámara fotográfica, ya que los lectores realizan la captura utilizando la cámara del terminal y de acceso a Internet.

Independientemente del tipo de dispositivo que posea, encontrar una aplicación de código QR suele ser bastante sencillo: simplemente inicie el almacén de aplicaciones para su smartphone o tablet que vaya a utilizar, luego escriba “qr scanner” o un conjunto similar de palabras clave en el cuadro de búsqueda. Deberá ver una serie de opciones diferentes en los resultados de búsqueda que aparecen a continuación.

Casi cualquiera de las aplicaciones disponibles para este propósito trabajará para escanear códigos QR, pero hay otro aspecto a considerar: la persona o personas que están escaneando los códigos QR en sus eventos deben estar conectados a htps://rondainfinita.info con permisos suficientes para registrar a los usuarios. Como tal, debes seleccionar una aplicación que redirija al navegador web incorporado del dispositivo cuando se escanea una URL web y también querrás asegurarte de que el dispositivo esté conectado a una cuenta de usuario de RondaInfinita.info con permisos adecuados antes de intentar escanear las entradas. Le recomendamos que pruebe cualquier aplicación que esté considerando para el control de entradas, antes de la fecha de su próximo evento, para que pueda asegurarse de que funciona correctamente antes de que sea el momento de registrar a sus invitados o clientes.

La aplicación que hemos probado personalmente y confirmado que es muy apropiada para los registros de código QR es i-Nigma. Como siempre, debe asegurarse de que su dispositivo preferido cumpla con los requisitos del sistema operativo y el sistema operativo antes de intentar utilizar aplicaciones que requieran una descarga.

Lector de códigos QR I-nigma

Seguramente es el lector más popular, con soporte para una amplia gama de terminales y plataformas. Este lector permite compartir el código leído fácilmente vía sms, redes sociales como Facebook o Twitter o visualizando el Qr en pantalla para que pueda ser leído nuevamente desde otro terminal.

La atracción principal de la aplicación es su rápida lectura. Abres la aplicación, apuntas la cámara del dispositivo móvil al código de la entrada y automáticamente lo escanearás. El programa abrirá una página que te dirá que la entrada ha sido registrada o si por el contrario ya había sido registrada anteriormente, también te avisará.

 

La interfaz de i-nigma no es tan bonita como otras aplicaciones, pero lo que le falta visualmente, sin duda lo compensa en calidad. Funciona de maravillas cuando escaneas códigos QR personalizados o invertidos (patrones brillantes sobre fondos oscuros).

En cuanto a las características de la aplicación, cuenta con un registro que guarda todos tus códigos QR escaneados y sus respectivos contenidos.

I-nigma es totalmente gratuito y está disponible en todos los sistemas operativos principales. Puede descargarse a través de App Store, Android Market y BlackBerry App Worl. Es ideal para todos los entusiastas de los códigos QR y para registrar (hacer el “check in” de nuestros eventos)

¿Cuántas personas y equipos necesito para acreditar en mi evento?

“Los asistentes quieren entrar al evento lo antes posible, han venido para disfrutar de lo que hay dentro y no para hacer colas”

Cuando estamos pensando en cómo será nuestro evento, solemos dejar para el final la decisión de cómo será la acreditación y cuanto personal de apoyo necesitaremos. Si a esto le sumamos que ya estamos en la cuesta final del presupuesto, nos encontramos que por lo general es una partida en la que muchos organizadores suelen escatimar

Se nos olvida que la acreditación es el primer contacto que tiene el asistente con nuestro evento y nunca tendrás una segunda oportunidad de ofrecer una primera impresión. No escatimes en esta partida, te dará una buena imagen y te ahorrará muchas tensiones…

Los asistentes quieren entrar al evento lo antes posible, han venido para ver lo que hay dentro y no para estar haciendo cola, por eso hay que dedicarle el tiempo y los recursos que se merece. Podemos programar una acreditación con un sistema probado y eficaz como es el nuestro, pero escaso de recursos. Esto acabará dando como resultado una acreditación con largas colas, no es que el sistema de acreditación no haya funcionado bien, es que los recursos destinados no han sido los adecuados, por eso un buen cálculo de recursos necesarios es fundamental para un buen desarrollo del evento.

Resumiendo 

Con tu aplicación de escaneo de códigos QR instalada en tu dispositivo de elección y tu cuenta de usuario de Ronda Infinita lista para usar, ¡todo lo que queda es comenzar la tarea real de verificar a los asistentes! Su proceso puede ser ligeramente diferente dependiendo de su configuración real y la aplicación que ha seleccionado para realizar escaneos QR, pero los pasos básicos deben ser prácticamente los mismos en todas las plataformas y aplicaciones.

  1. En el dispositivo que va a utilizar para registrar a los asistentes, inicie su navegador web predeterminado (o aplicación de escaneo de código QR, si la aplicación que seleccionó utiliza un navegador integrado).
  2. Desde el navegador web que acabas de lanzar, inicia sesión en  Ronda Infinita usando una cuenta con permisos suficientes.
  3. Regrese a su aplicación de escaneo de código QR y prepare la cámara de su dispositivo para comenzar a escanear.
  4. Asegúrese de que el código QR que desea explorar esté limpio, no dañado y mantenga a una distancia suficiente para que la cámara del dispositivo enfoque. Escanee el código (nuestra aplicación recomendada lo hace automáticamente).
  5. Si la aplicación le pide que confirme antes de navegar a la URL codificada, confirme que desea cargar la página. Pero si la aplicación  de códigos QR lo permite, le aconsejamos configurarlo para que vaya directamente a la url leída. Le resultará mucho más cómodo y rápido.
  6. Su aplicación de escaneo QR debe redirigir al navegador web para cargar la URL codificada. Una vez que la URL haya terminado de cargarse, recibirá una confirmación en el navegador si su asistente se registró correctamente (o un error si el código no es válido o ya se ha escaneado anteriormente).

Esperamos que esta guía le proporcione toda la información que necesita para empezar a usar los códigos QR con nuestras entradas a sus  eventos y comience  a cosechar los beneficios de los registros ¡más rápidos!

No dude en consultarnos si tiene alguna duda: ¡estamos encantados de ayudarle!

 

Antes de que te vayas...

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